Det är spännande att bedriva din verksamhet i nya lokaler. En större fysisk plats kan vara ett tecken på att verksamheten växer och de anställda ser säkert fram emot att få arbeta i uppgraderade lokaler. Innan firandet kan ta fart måste kontoret dock stå ut med besväret att packa och flytta, innan kontorsflytt.
Det är viktigt att se till att verksamheten flyter på utan avbrott trots kontorsflytten. Att hyra en professionell flyttfirma som har erfarenhet av företagsflyttningar är viktigt för att flytten ska gå så smidigt som möjligt. När flyttdatumet är fastställt bör företagsägaren förbereda sig för den kommande kontorsflytten, oavsett om du flyttar rakt över gatan eller till något annat land. Här är några tips att tänka på när du ska flytta ett kontor:
-
Innehållsförteckning
Ta fram en tidsplan till kontorflytt
Planera flytten utifrån viktiga datum i företagskalendern. Skriv ner händelserna på flyttens tidsschema. Ta med datumet för när företagets hyresavtal upphör att gälla. Fastighetsförvaltaren bör underrättas om det planerade flyttdatumet.
Tala med alla dina anställda om den fastställda flyttdagen. Även leverantörer bör informeras. Håll teammedlemmarna uppdaterade om hur flytten fortskrider, och tala även om vilka uppgifter de förväntas ansvara för under flytten.
-
Besök det nya stället
Gör ett besök i den nya byggnaden dit kontoret ska flytta. Om väggarna behöver målas på det nya kontoret kan det vara bra att leja en målare som gör jobbet i god tid före flytten. Undersök golv och väggar. Kanske behöver du anlita en snickare för att ta itu med sådant som måste åtgärdas, som att sätta upp väggar eller snygga upp golven inne i den nya byggnaden.
När du befinner i de nya lokalerna, passa på att göra en plan för hur kontoret ska se ut. Bestäm hur skivborden eller båsen ska placeras och var eluttagen finns. Ta tid på dig att tänka över möbleringen och eventuella problem, som ifall receptionen eller lobbyn är tillräckligt stor för att rymma alla möbler.
-
Uppdatera företagsmaterial
Se till att meddela relevanta kontakter om företagets nya adress. Var noga med att ange när den nya adressen träder i kraft. Tryck upp nya aktuella visitkort, brevpapper och marknadsföringsmaterial med de nya företagsuppgifterna. Uppdatera företagets hemsida och meddela kunderna om den nya adressen.
-
Gör dig av med onödiga föremål
Före flytten kan det vara bra att göra sig av med kontorssaker som inte fyller någon funktion på det nya kontoret. Oanvändbara möbler, gamla skrivbord och stolar, trasiga hyllor och prydnadsföremål som inte passar på det nya stället kan kastas eller skänkas före flytten. Återvinn eller makulera kontorsdokument som inte längre behövs. Se om det finns några välgörenhetsorganisationer som vill ha kontorsutrustning och de inventarier som ni inte har nytta av.
-
Upprätta en inventarielista
Genom att upprätta en inventarielista där alla föremål finns medtagna kan du förhindra att saker inte försvinner under flytten. Innan flytten, upprätta en inventarielista över företagets alla tillgångar, möbler och diverse föremål som används av de anställda. Se till att behålla en papperskopia för ditt företagsregister.
-
Förbered den nya platsen innan kontorsflytt
Du vill givetvis att det nya kontoret ska fungera direkt när dina anställda kommer dit. Se till att övergången förenklas genom att allt fungerar innan flytten, som exempelvis el, vatten, gas, telefon och annat som behövs. Ordna också avtal för sophämtning. Företag som anlitas för för dessa tjänster bör kontaktas i god tid så att tjänster och installationer kan planeras in.
Dagen före flytten bör du kontakta flyttfirman och bekräfta att de har tillgång till parkeringsplatser utanför både de nya och gamla lokalerna så att de kan lasta på och lasta av.
Det underlättar för flyttfirman om de kan få särskilda rättigheter att använda det nya ställets tjänstehissar, lastramper och nödutgångar. Före flytten, prata med byggnadsförvaltaren för att ordna åtkomst under kontorsflytten.
När ett kontor genomför en större är det risk att lokala verksamheter påverkas, särskilt om dessa företags uppfarter och parkeringsplatser tillfälligt blockeras på grund av kontorsflytt. Tala om i förväg för de omkringliggande verksamheterna att uppfarten tillfälligt kommer blockeras.
-
Förenkla under flyttdagen
Häng upp förstorade kopior av kontorets planritning i varje rum på det nya stället så att flyttkillarna vet var de ska placera de olika möblerna. Fäst färgkodnings-lappar på möblerna och kontorsutrustningen för att hålla ordning under transporten.
-
Hyr in en säkerhetsvakt under kontorsflytt
Ta hjälp av en säkerhetsvakt för att övervaka känsliga föremål, som konfidentiella dokument och datorer. Du kan även hyra in en säkerhetsvakt för att hålla uppsikt över misstänkt aktivitet på gatan under av- och pålastning. Dörrar kommer stå vidöppna och datorer kan komma att lämnas obevakade korta stunder under kontorsflytt.
Säkerhetsvakten bör få en lista över de personer som har tillåtelse att komma in i de nya lokalerna samt även på det befintliga kontoret under flytten.
-
Meddela kunder
Håll verksamheten flytande genom att meddela kunderna om eventuella avbrott för dina tjänster, hur långt detta avbrott kommer vara och när tjänsterna kommer återupptas. Kunder bör hållas uppdaterade oavsett om avbrottet varar under några få timmar eller sträcker sig över flera dagar.
-
Ta hjälp av en professionell flyttfirma – Kontorsflytt
Jordgubbsprinsen Flyttfirma i Stockholm kan hjälpa dig att planera, förbereda och flytta ditt kontor för att minimera avbrott under dagen.
När du har en flytt inplanerad, anlita Stockholms mest tillförlitliga kontorsflyttningsfirma, Jordgubbsprinsen Flyttfirma. Vi är stolta över att kunna erbjuda våra prisbelönta kontorsflyttnings-tjänster och hjälpa företag att byta till nya lokaler.
Jordgubbsprinsen Flyttfirma i Stockholm skyddar dina kontorsmöbler och din egendom genom avancerad utrustning. Med våra klimatstyrda lastbilar hålls dina företagstillgångar skyddade i en uppvärmd miljö, oavsett om flytten går en eftermiddag i Stockholmsblåst eller en morgon med underkylda Stockholmsvägar. Kunder kan följa sina tillhörigheter varje steg på vägen med hjälp av vår spårningsutrustning.
Flyttfirma med heltäckande service – kontorsflytt i Stockholm
Oavsett om ditt företag flyttar lokalt, långväga eller internationellt är Jordgubbsprinsen Flyttfirma i Stockholm förberedd med praktiska företagsflyttjänster som gör flytten enkel och problemfri. Vi har licensierade och utbildade flyttare som genomgår en grundlig bakgrundskontroll. Företagskunder kan också känna sig lugna tack vare våra tillgängliga försäkringsavtal.
Oavsett om ditt kontor flyttar antikviteter, konstverk, laboratorieutrustning, IT-system eller elektronik har Jordgubbsprinsen Flyttfirma i Stockholm den professionella kompetens som krävs för att flytta ditt företags tillgångar säkert och effektivt. De professionella företagsflyttarna på Jordgubbsprinsen Flyttfirma i Stockholm erbjuder en kostnadsfri beräkning av alla flyttningstjänster.
